Utilizzare Excel nel modo migliore: le funzionalità del programma e l’uso in azienda

By | Giugno 29, 2022
Utilizzare Excel

Il famoso programma Microsoft Excel per la gestione dei fogli di calcolo è uno dei più utilizzati in moltissimi ambiti, compreso quello lavorativo e aziendale. Le funzionalità di Excel sono molto varie ed è proprio questo il motivo per cui resta nel tempo un programma usatissimo. Forse si ritiene che sia utile solo quando c’è necessità di fare calcoli, tuttavia le possibilità di utilizzo sono ben più ampie (e complesse): l’automatizzazione delle operazioni per gestire e per aggregare i dati è il vero plus di Excel.

In effetti, non sarebbe corretto dire che si tratta di un programma matematico: sono molto più significativi i risvolti di tipo logico e di ragionamento collegati ad Excel, come il fatto che sia in grado di dare una risposta a quesiti come “qual è il modo più efficiente per organizzare le informazioni che devo gestire?”.

A cosa serve Excel?

Le famose “celle” che chiunque ha sentito nominare sono il punto di partenza del programma di calcolo. Ogni cella rappresenta l’incontro tra una riga e una colonna ed è lo spazio in cui è possibile scrivere un dato (nomi, prezzi, numeri, date…). Excel tiene traccia delle informazioni, certo, ma più che archiviarle offre una modalità per incrociarle e organizzarle in moltissimi modi, mettendo a disposizione dell’utente formule e funzioni specifiche (dalle più semplici alle più complesse).

Proprio per il suo utilizzo così ampio possibile, Excel è anche ciò a cui si ispirano molte funzioni di programmi diversissimi tra loro: per esempio, gli e-commerce e le piattaforme marketplace si basano sulle tabelle Excel per il caricamento dei dati dei prodotti, ma anche i social network per le campagne sponsorizzate propongono griglie con funzioni automatiche che tracciano costi, azioni e utenti – e ogni report che si può scaricare dai più diversi tools online è in formato foglio di calcolo.

L’uso nelle aziende

In un’azienda è molto importante avere i dati a disposizione nei tempi utili per prendere decisioni. Spesso è davvero cruciale che i dati possano essere elaborati e recuperati in tempi rapidi: non è infrequente quindi che ai dipendenti venga chiesto di saper usare Excel molto bene, al fine di poter chiedere loro di gestire operazioni ad alta complessità senza che ci sia uno spreco di tempo.

Va detto che non sempre chi usa Excel in modo autonomo sa mettere in pratica anche a livello professionale le funzioni del programma: è altamente consigliato dai recruiter seguire un ottimo corso Excel prima di candidarsi a posizioni lavorative interessanti, per avere la sicurezza di non perdere l’opportunità di ricoprire una mansione valida. Sia i cosiddetti CRM (programmi di gestione dei dati e dei rapporti con i clienti) che le analisi di marketing si gestiscono quotidianamente con Excel. Esistono alcune funzioni chiave che il programma mette a disposizione: vediamo quali sono le più utili e le più utilizzate.

Le funzioni più utili di Excel

Considerato che l’obiettivo primario nell’uso del programma è quello di organizzare i dati, andiamo a sottolineare qui alcune delle funzioni che non si possono non conoscere per riuscire a usare Excel al meglio, velocizzando il lavoro e aumentando l’efficienza:


  • Ordinamento e filtri: per visualizzare i dati in un ordine specifico o per stabilire quali vedere e quali no (ipotizziamo di avere un database di centinaia di fornitori in tutta Italia e ci serva trovare solo le aziende che hanno proposto preventivi inferiori al 1000 euro in Veneto e Lombardia). Poter usare queste funzioni rende molto più agevole la gestione dei dati.
  • Somma (e le altre funzioni di calcolo): tramite le diverse funzioni matematiche è possibile effettuare calcoli rapidi, istruendo il programma ad effettuare operazioni prelevando i dati dalle colonne e righe indicate. È anche importante conoscere la funzione specifica “Somma.Se” che consente di istruire Excel affinché sommi soltanto “se ci sono alcune condizioni”: questo consente calcoli più complessi che richiederebbero decisamente più tempo.
  • Tabella pivot: è una funzioni utilissima per estrarre i dati che servono da un elenco e ordinarli in versione orizzontale.
  • Cerca Vert: funzione complessa che permette di trovare le correlazioni in un foglio con migliaia di dati. Rispetto ad altre, non è una funzione di uso immediato, ma una volta imparato a usarla risulta di immensa utilità.

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