Google Docs è un ottimo strumento di collaborazione in quanto consente a più persone di modificare e lavorare su un singolo documento contemporaneamente, senza perdere traccia di chi sta facendo cosa.
Se tu o la tua organizzazione utilizzate Google Docs, sapere chi nel team ha visualizzato quale documento e quando può essere un’informazione utile. Dall’assicurarsi che tutti leggano una bozza, i termini e le condizioni, l’ultimo invio, le politiche e le procedure o qualche altro documento importante, essere in grado di vedere chi ha fatto cosa e quando è essenziale.
Fino a poco tempo, non potevi vedere chi ha visualizzato i tuoi documenti Google. Potresti vedere chi l’ha modificato, ma non chi l’ha appena letto. Se non salvavano, modificavano o lasciavano un commento, non avevi idea se una persona in particolare avesse letto l’ultima versione di un documento.
Inoltre, poiché puoi condividere Google Documenti con autorizzazioni di sola lettura, puoi condividere il documento con alcune persone con l’intento che esaminino il documento ma non apportino modifiche.
Le versioni attuali di Google Documenti ti consentono di configurare le impostazioni in modo da poter vedere chi ha visualizzato i tuoi Google Documenti. Diamo un’occhiata a come puoi farlo da solo.
Il monitor dell’attività di G Suite
G Suite viene in genere utilizzato da organizzazioni in cui la collaborazione è essenziale. Se utilizzi G Suite per collaborare regolarmente con altri, puoi utilizzare Activity Monitor per vedere la cronologia delle visualizzazioni di qualsiasi file di Google Documenti. Segui questi passaggi per farlo:
- Apri un file di Foglio Google
- Fai clic sull’icona della freccia di tendenza verso l’alto in alto a destra o vai al menu a discesa Strumenti
- Apri la dashboard delle attività
- Fai clic sulla scheda Tutti i visualizzatori per la tua organizzazione
Questo processo ti consentirà di tenere traccia delle visualizzazioni nel documento, inclusa la data e l’ora dell’ultima visualizzazione per ciascun visualizzatore.
Se non vedi l’opzione Monitoraggio attività nel tuo documento Google, probabilmente significa che hai effettuato l’accesso alla versione gratuita di Google Documenti o a un account personale, anziché a una versione di G Suite.
Tendenze di spettatori e commenti
Oltre a vedere chi ha visualizzato i tuoi documenti Google, Activity Monitor ti consente anche di vedere le tendenze su quando le persone hanno visualizzato o commentato il tuo documento.
Tendenza visualizzatori: mostra un grafico a barre del numero di visualizzatori unici in un intervallo di tempo che scegli da 7 giorni a sempre.
Tendenza commenti: mostra i grafici a barre della tendenza dei commenti in un intervallo di tempo compreso tra 7 giorni e sempre.
Disattiva la cronologia delle visualizzazioni in Google Documenti
Se per qualsiasi motivo desideri disattivare la cronologia delle visualizzazioni di un documento, puoi farlo anche seguendo questi rapidi passaggi:
- Apri il foglio Google
- Fai clic sulla freccia di tendenza verso l’alto nella parte in alto a destra del documento o vai su Strumenti dal menu a discesa
- Apri la dashboard delle attività
- Seleziona Impostazioni privacy.
- In Impostazioni documento, disattiva Mostra la cronologia delle mie visualizzazioni per questo documento.
Questa opzione è disponibile anche nella versione personale o gratuita di Google Documenti. Se stai lavorando a un documento ma non vuoi che i tuoi collaboratori lo sappiano finché non sei pronto a condividere le revisioni finali, puoi disattivare la cronologia delle visualizzazioni.
Inizia aprendo Fogli Google e facendo clic su Impostazioni.
Il menu Impostazioni ti consente di disattivare la cronologia delle visualizzazioni con le impostazioni “Dashboard attività”. Dopo averlo spostato in posizione “off”, fare clic su OK per salvare le modifiche.
Come vedere chi ha apportato modifiche al tuo documento Google
Il controllo della versione è molto importante, soprattutto se lavori in un settore regolamentato. Il controllo della versione è qualcosa che Google Docs ha fatto bene per un po’. Documenti mostrerà chi ha modificato un documento, salvato o condiviso. In realtà funziona non solo con G Suite, ma anche con Google Documenti personali.
Se sei interessato al controllo della versione o vuoi assicurarti che nessuno abbia apportato modifiche che non dovrebbero senza bloccare il file, puoi scoprirlo seguendo questi passaggi:
- Apri un foglio Google che desideri monitorare.
- Seleziona File e Cronologia delle versioni
- Seleziona Vedi la cronologia delle versioni
Dovrebbe apparire una finestra sulla destra dello schermo che mostra ogni salvataggio e modifica per il documento in questione.
All’interno di quella finestra, dovresti anche avere la possibilità di visualizzare la versione precedente del documento prima che venissero apportate le modifiche.
Questo è essenziale per il controllo della versione in quanto si dispone di una traccia di controllo di quali modifiche sono state apportate, quando sono state apportate e da chi. È anche utile se hai apportato alcune modifiche, ci dormi sopra, hai cambiato idea e vuoi ripristinarle.
Come vedere chi ha condiviso il tuo documento Google
Puoi anche vedere chi ha condiviso il tuo documento Google e quando. Puoi anche vedere le impostazioni di condivisione in modo da poter controllare meglio l’accesso al tuo documento.
- Vai su ” drive.google.com “
- Fai clic su ” MyDrive ” a sinistra
- Fare clic sul piccolo pulsante ” i ” nell’angolo in alto a destra
- Fare clic su Attività
- Fai clic su ciascun file o cartella singolarmente o esamina la barra di scorrimento a destra dello schermo. Questo ti mostrerà chi ha condiviso il tuo documento.
Puoi anche controllare dall’interno del documento selezionando Condividi. I nomi delle persone appariranno nella finestra popup. Se ci sono più persone, seleziona un nome e apparirà l’elenco di tutti i nomi.
Pensieri finali
La tua capacità di determinare chi ha visualizzato, condiviso e modificato i tuoi documenti è limitata se non hai accesso a un account G Suite; tuttavia, ci sono ancora modi per ottenere alcune informazioni di base.
Seguendo i passaggi forniti in questa guida, puoi vedere rapidamente e facilmente chi ha visualizzato, modificato, modificato in qualsiasi modo il tuo documento Google Docs. Hai domande, esperienze o suggerimenti relativi alla visualizzazione dell’attività sui tuoi documenti Google? Lascia un commento nella sezione sottostante.