Come salvare le modifiche a Documenti Google e aggiungere commenti utilizzando la modalità di suggerimento. Vedere le modifiche effettuate in Google Documenti è un ottimo modo per collaborare ai progetti. Puoi tenere traccia delle modifiche in Google Documenti utilizzando la modalità Suggerimenti.
I collaboratori con autorizzazioni Commentatore o Editor possono utilizzare la modalità di suggerimento, tuttavia solo gli editor possono accettare o rifiutare le modifiche. I commenti sono un altro modo per comunicare con i collaboratori e segnalare le sezioni che necessitano di lavoro.
Google Docs è uno strumento utile quando si lavora con i collaboratori, in quanto consente a tutti di visualizzare il file contemporaneamente e vedere le modifiche in tempo reale. Sono finiti i giorni in cui era necessario salvare e condividere più versioni dello stesso file: con Google Docs, tutti hanno accesso alla versione più aggiornata.
Se ti piace utilizzare Rileva modifiche in Microsoft Word, c’è una funzione simile in Google Documenti chiamata Modalità di suggerimento. La modalità di suggerimento ha l’ulteriore vantaggio di consentire agli editori di vedere le modifiche proposte in tempo reale e di accettarle o rifiutarle in modo più semplice ed efficiente.
Come salvare le modifiche e tenere traccia Documenti Google utilizzando la modalità Suggerimenti
Quando lavori con altre persone sullo stesso documento Google, la modalità di suggerimento è un modo utile per apportare modifiche senza eliminare il testo originale.
Se hai familiarità con Rileva modifiche in Microsoft Word, è praticamente la stessa cosa, tuttavia con Google Documenti le modifiche possono essere apportate e accettate in tempo reale, piuttosto che dover salvare e condividere più versioni di un documento. Ecco come utilizzare la modalità di suggerimento per tenere traccia delle modifiche in Google Documenti.
Sul sito web di Google Documenti:
- Apri un file su Google Documenti.
- Fare clic sull’icona a forma di matita sul lato destro della barra degli strumenti, quindi fare clic su Suggerimenti.
- Se non si dispone delle autorizzazioni di Commentatore o Editor, è necessario fare clic su Richiedi accesso in modifica e attendere che il proprietario del file modifichi le autorizzazioni.
- Aggiungere, riorganizzare o eliminare il testo nel documento. I tuoi suggerimenti saranno evidenziati in verde, con i dettagli sulle modifiche suggerite che appariranno con un timestamp nel margine destro.
- Puoi scrivere un commento per accompagnare le tue modifiche. Basta fare clic sulla casella con i dettagli della modifica, digitare nella casella di testo, quindi fare clic su Rispondi.
- Se disponi di capacità di modifica, fai clic sull’icona del segno di spunta per accettare le modifiche suggerite o sull’icona “X” per rifiutarle.
Nell’app per dispositivi mobili di Google Documenti:
- Apri un file nell’app Google Documenti per iPhone, iPad o Android.
- Tocca l’icona Altro (sembra tre puntini) nell’angolo in alto a destra.
- Toccare il dispositivo di scorrimento accanto a Suggerisci modifiche per attivare la funzione.
- Apportare modifiche al documento, quindi toccare il segno di spunta nell’angolo in alto a destra quando hai finito.
Come condividere un documento per ottenere i suggerimenti di altre persone
Quando condividi un documento Google, puoi impostare le autorizzazioni per i collaboratori per controllare chi può apportare o accettare modifiche, chi può semplicemente lasciare commenti e chi può solo visualizzare il documento.
- Apri un file su Google Documenti.
- Fare clic sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra dello schermo.
- Aggiungi persone o gruppi specifici e imposta le loro autorizzazioni su Visualizzatore, Commentatore o Editor. Scrivi loro un messaggio (facoltativo), quindi fai clic su Invia. Ciò invierà ai collaboratori un’email con un collegamento al documento Google.
- Devi solo concedere ad altri utenti le autorizzazioni di Commentatore per consentire loro di accedere alla modalità di suggerimento. I commentatori non possono accettare o rifiutare le modifiche suggerite, solo gli editor possono farlo.
- In alternativa, ottieni un link da condividere con i collaboratori facendo clic su Modifica sotto Ottieni link. Impostare i permessi su Visualizzatore, Commentatore o Editor. Fai clic su Copia link, quindi condividi il link in un’email, in un messaggio di testo o come preferisci.
Come utilizzare i commenti in Google Documenti
I commenti sono un modo utile per comunicare con i collaboratori all’interno di un documento Google senza dover prendere appunti all’interno del testo stesso.
Aggiungi e modifica commenti:
- Apri un file su Google Documenti.
- Evidenziare la sezione di testo che si desidera commentare, quindi fare clic sull’icona Aggiungi commento sul margine destro o nella barra degli strumenti.
- Digita il tuo commento nella casella dei commenti, quindi fai clic su Commento.
Rispondi ai commenti:
- Fare clic sul commento a cui si desidera rispondere.
- Inserisci la tua risposta nella casella di testo che appare sotto il commento, quindi fai clic su Rispondi.
Nascondi i commenti:
Se sei un editor, fai clic sul segno di spunta su un commento. Questo eliminerà il commento e nasconderà eventuali commenti sotto quello originale. Se c’è un collaboratore specifico che desideri contrassegnare per una sezione in un documento Google, puoi assegnargli un’attività tramite un commento.
Come utilizzare la cronologia delle versioni e confrontare i documenti
Google Documenti semplifica la visualizzazione delle versioni precedenti di un file senza dover salvare più versioni. È sufficiente fare clic sul collegamento Ultima modifica nella parte superiore della pagina per visualizzare o ripristinare una versione precedente. Ad esempio, se una sezione è stata eliminata da un documento Google all’inizio e desideri aggiungerla nuovamente, puoi copiarla da una versione precedente e incollarla nella versione corrente.
C’è anche un nuovo strumento chiamato Confronta documenti che ti permette di vedere le differenze tra due documenti. Per accedervi, fai clic su Strumenti, quindi Confronta documenti. Se hai più editor sul tuo documento, salvare una versione separata dell’originale ti permetterà di confrontare le differenze tra quella e il documento finale.