Come archiviare le email in Outlook

archiviare le email in Outlook

Come archiviare le email in Outlook

Pulisci la tua casella di posta di Outlook archiviando tutte le email che non vuoi eliminare, ma che non hai bisogno di vedere in questo momento. Archiviare le email in Outlook è uno dei modi migliori per mantenere ordinata la tua casella di posta. Se vuoi farlo con Outlook, sei fortunato. Sia Outlook per il web che Outlook per desktop ti consentono di archiviare facilmente le tue e-mail. In questa guida, tratteremo tutti i modi migliori per archiviare le email su Outlook.


Come archiviare le mail di Outlook

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Che cos’è un archivio in Outlook?

Nel contesto di Outlook e delle e-mail, un archivio è composto fondamentalmente da tutte le mail che hai scelto di tenere separate dalla tua casella di posta principale. In Outlook per il Web, archiviare un messaggio di posta elettronica significa spostare i messaggi di posta elettronica dalla cartella Posta in arrivo alla cartella Archivio. In Outlook per desktop, archiviare un’e-mail significa sostanzialmente spostare le e-mail dalla cartella PST di Outlook a una nuova cartella PST. Puoi spostarti in queste cartelle PST e accedere a tutte le tue email archiviate al suo interno, ogni volta che vuoi.

Puoi utilizzare l’archivio di Outlook per tutti i tuoi account di posta elettronica?

Esistono due casi in cui non è possibile utilizzare la funzionalità Archivia di Outlook. Innanzitutto, se si dispone di un account di posta elettronica di Exchange Server e la propria organizzazione utilizza Microsoft Exchange Server Online Archive, non è possibile utilizzare la funzionalità di archiviazione nativa di Outlook. In secondo luogo, se il tuo amministratore di rete ha disabilitato la funzione di archiviazione, non puoi archiviare le tue email. In entrambi i casi, parla con l’amministratore di rete della tua organizzazione per ricevere assistenza.

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Come archiviare le email in Outlook Web

L’archiviazione dei messaggi di posta elettronica in Outlook per il Web è più semplice che nell’app desktop. Basta fare clic su alcune opzioni e le email selezionate vengono archiviate. Ecco come fare:

  1. Vai su Outlook.com e accedi al tuo account di posta elettronica.
  2. Fare clic sulla cartella a sinistra in cui si trovano le e-mail.
  3. Seleziona le email che desideri archiviare dal riquadro di destra.
  4. Fare clic sull’opzione che dice Archivio nella barra dei menu in alto.
  5. Se hai archiviato per errore un’email, fai clic su Annulla in basso per annullare l’azione.

Puoi vedere tutte le tue email archiviate facendo clic su Archivio a sinistra. Se desideri spostare nuovamente un’e-mail archiviata nella cartella principale, trova l’e-mail nella cartella Archivio, fai clic sulla mail, fai clic su Sposta in in alto e seleziona dove vuoi spostare l’e-mail.


Come archiviare le email in Outlook automaticamente

In Outlook per desktop, puoi archiviare le email automaticamente o manualmente. In questa sezione, tratteremo come utilizzare la funzionalità di archiviazione automatica in Outlook sul desktop. Archiviazione automatica è il nome della funzionalità che consente di archiviare le mail su Outlook automaticamente. Questa funzione invia le tue e-mail dalle tue cartelle principali all’archivio dopo che è trascorso un periodo di tempo predefinito. Puoi configurare varie opzioni in questa funzione e i seguenti passaggi descrivono come fare:

  1. Apri Outlook sul tuo computer.
  2. Fai clic su File in alto, quindi seleziona Opzioni dalla barra laterale sinistra.
  3. Fare clic sull’opzione Avanzate a sinistra.
  4. Trova Archiviazione automatica nel riquadro di destra e fai clic sul pulsante Impostazioni archiviazione automatica .
  5. Seleziona Esegui Archiviazione automatica ogni opzione in alto e specifica quando la funzionalità deve essere eseguita in Outlook.
  6. Nella sezione Impostazioni cartella predefinita per l’archiviazione , seleziona quando un elemento deve essere archiviato. Fondamentalmente, stai specificando l’età del tuo contenuto di Outlook.
  7. Fare clic su Sfoglia e selezionare la cartella di destinazione per il file di archivio. Devi farlo solo se non ti piace la directory PST di Outlook predefinita.
  8. Infine, premi OK in basso per salvare le modifiche.

Se vuoi impedire a Outlook di archiviare automaticamente le tue mail, puoi disabilitare la funzione di archiviazione automatica. Per farlo:

  1. Apri Outlook sul tuo computer.
  2. Fai clic su File in alto e seleziona Opzioni a sinistra.
  3. Fare clic sull’opzione Avanzate a sinistra.
  4. Fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica nel riquadro di destra.
  5. Deseleziona l’ opzione Esegui archiviazione automatica ogni in alto.
  6. Fare clic su OK in basso.

Come archiviare le email in Outlook manualmente

Per ottenere un maggiore controllo sulla posta elettronica da archiviare, Outlook ti permette di archiviare manualmente le mail. Ciò ti consente di inviare le tue email principali all’archivio come e quando è necessario. Per archiviare la posta su Outlook in modo manuale:

  1. Apri Outlook sul tuo computer.
  2. Fare clic su File nell’angolo in alto a sinistra.
  3. Seleziona la scheda Informazioni a sinistra.
  4. Fare clic sull’icona della freccia in giù per Strumenti e selezionare Pulisci vecchi elementi .
  5. Viene visualizzata una finestra di dialogo che consente di configurare l’archivio e-mail manuale.
  6. Nella parte superiore, hai due opzioni che ti consentono di decidere cosa includere nel tuo archivio. Seleziona quello che vuoi usare.
  7. Seleziona le cartelle che desideri aggiungere al tuo archivio.
  8. Scegli l’età dei tuoi articoli utilizzando l’opzione del calendario.
  9. Fare clic su Sfoglia e scegliere la cartella in cui si desidera salvare il file di archivio di Outlook.
  10. Premi OK in basso per iniziare a creare un archivio di posta elettronica in Outlook.

Una volta creato l’archivio, puoi spostare il file PST risultante ovunque desideri.

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Come visualizzare le email archiviate in Outlook

L’accesso ai messaggi di posta elettronica archiviati in Outlook per desktop è facile come farlo in Outlook per il Web. Devi semplicemente aprire la scheda Archivio in Outlook e vedrai tutte le tue email archiviate. Ecco come importare un file di archivio di posta elettronica PST in Outlook sul tuo computer:


  1. Avvia Outlook .
  2. Fai clic sul menu File in alto.
  3. Seleziona Apri ed esporta nella barra laterale sinistra.
  4. Nel riquadro di destra, fai clic su Apri file di dati di Outlook mentre stai importando un file di dati PST nel programma.
  5. Passa alla cartella in cui si trova il tuo file di archivio, fai clic sul file e premi Apri in basso.
  6. Il file dovrebbe essere caricato nel programma e dovresti essere in grado di visualizzare tutte le email archiviate.

Puoi unire i tuoi file PST di Outlook se hai più file.

Archiviare la posta su Outlook

Se ti svilisce guardare il numero di mail nella tua casella di posta, è tempo di sbarazzarti di alcune di quelle email archiviandole. Usa i metodi sopra descritti per spostare le email meno importanti in un archivio, così puoi lavorare su quelle che richiedono la tua attenzione.

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